Hur hanterar en extern leverantör mitt arkivmaterial?

Arkiverar de detta på rätt sätt? Hur ser deras arkiv ut?

Många väljer att arkivera dyrare än vad de behöver. Därför finns alternativet att arkivera hos en extern leverantör. Då kan man ställa sig frågorna, hur hanteras mitt material hos dessa? Arkiverar dom det på rätt sätt? Deras arkivlokaler, är dom rätt utformade som arkivlokaler ska vara utformade?

En extern leverantör som arkiverar material åt både myndigheter, privata företag och organisationer. Dessa måste arkivera allt arkivmaterial i riksarkivgodkända lokaler, vilket menas att lokalerna uppfyller de krav som Riksarkivet utfärdat för myndigheter. De reglerar brandskydd, inbrottsskydd, skydd mot fukt. För att en extern leverantör skall ha ekonomi i att lagra arkivmaterial åt flertalet kunder använder dessa ofta sig av anpassade lagerlokaler som kan anpassas för hantering av stora volymer. Eller gamla bergrum är också vanligt förekommande.

Arkivera - hemsidan

Om kunde skulle vilja återsöka material finns det från lagersystemet listor på vilket material den kunden har hos leverantören och kunden kan beställa en kartong, flera kartonger eller endast ett specifikt dokument som då ofta skickas digital eftersom det skannas in. Om det är hela arkivkartonger budas dessa ofta över till kunden.

Leverantören hanterar sedan kundens material årligen genom att inventera lagersaldon och rensa material som enligt systemen skall destrueras. Kunden meddelas om detta och fattar beslut om föreslagen åtgärd skall fullgöras. Efter att materialet destruerats får kunden ett intyg på att arkivmaterialet destrueras i enlighet med regler för sekretessdestruktion.

Fågor och svar angående arkivering finns även hos Bokföringsnämden.

En extern leverantör hanterar deras kunders material på distans, genom att kunder skickar eller att leverantören hämtar arkivmaterial löpande hos kunden, detta lagras sedan in i anpassade lagersystem för att hantera arkivmaterialets lagringstid. Arkivmaterialet struktureras på pallar och lagras på lastpall i lagret.